 |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
CLIENTE É possível cadastrar dois tipos de clientes: Clientes Pessoa Física e Pessoa Jurídica O cadastro é composto dos seguintes campos:
Funcionalidades Extras Customização É possível customizar o texto da observação deixando em negrito, itálico, sublinha, criar listas ordenadas e numeradas, isso tudo para facilitar qualquer informação importante que exista sobre aquele cliente. Um texto ou parte de texto em Negrito sempre chama mais ATENÇÃO em relação aos de fonte normal. Relatórios do Cliente Enumero os relatórios abaixo: Todos os relatórios acima são gerado nos formatos: PDF, Excel, XML e HTML (direto em tela disponível para impressão rápida)
COLABORADOR Colaboradores são aqueles que ajudam de alguma forma o desenvolvimento da empresa, em outras palavras, o corpo de funcionários da empresa. O cadastro dos colabores é composto dos seguintes campos: 1. Nome
Funcionalidades Extras Permissões É possível definir níveis de permissões para os usuários do sistema para determinadas áreas como Vendas, lançamentos, cadastros entre outros. Para cada grupo são listado os sub níveis de acesso: A marcação de cada quadrado estará habilitado o usuário a usufruir dessa funcionalidade no grupo em que foi marcado, a não marcação restringe o poder de acesso a funcionalidade podendo até remover essa grupo de acesso pelo menu. Customização É possível customizar o texto da observação deixando em negrito, itálico, sublinha, criar listas ordenadas e numeradas, isso tudo para facilitar qualquer informação importante que exista sobre aquele cliente. Um texto ou parte de texto em Negrito sempre chama mais ATENÇÃO em relação aos de fonte normal
Estilos Estilos é mais uma customização do sistema, cada colaborador pode mudar o estilo de sua página a hora que quiser clicando em quadradinhos localizado no topo da página, cada quadrado referente a um estilo, atualmente só existem 3 estilos diferentes: Azul (o padrão do sistema), Prata (para deixar com cores mais leves), e Verde. A cor padrão do sistema é Azul porque agride menos a visão e dar um ar de paz e tranqüilidade, deixando o usuário mais a vontade com o sistema. As cores são mais harmônicas (uma das razões do Orkut ser azul céu).
Relatórios do Colaborador 1. Todos os Registros Formatos possíveis dos relatórios: PDF, Excel, XML e HTML
Bancos É apenas os registros de todos os bancos ativos atualizado pela FEBRABAN, tem possibilidade de Cadastro, Atualização e Exclusão, mas sem nenhuma novidade.
Boletos O sistema está habilitado para trabalhar com os seguintes layouts de boletos: Podendo ser incluso os layouts dos bancos: Todos os layouts foram testados e aprovados pelos respectivos bancos, essa funcionalidade está implementada mas não está sendo utilizada pelo sistema, para evitar congestionamento de informação inútil. O sistema gera arquivo de Remessa para o banco, caso seja necessário, e reconhece os arquivos de retorno do banco para atualização automática dos boleto mudando a situação para pago se necessário. A customização de todos os boletos é feita diretamente do sistema, os seguintes campos podem ser customizáveis: 2. Taxa do Boleto – O valor que será acrescentado em cada boleto, opcional do usuário, pois todos os bancos cobram uma taxa de geração de boleto, o valor padrão é ZERO. 3. Demonstrativo de 1 a 3 e Instrução de 1 a 4 – São os textos que aparecem no corpo do boleto. Ex1.: Sr. Caixa não aceitar depois de 45 dias de vencido. Ex2.: Cobrar 2% de Juros após vencimento. 4. Espécie – É a moeda que trabalha com o boleto (Quem sabe um cliente internacional gerar em DOLAR), o padrão é R$. 5. Convênio – Número do Convênio (vide Banco) INFORMAÇÃO OBRIGATÓRIA 6. Carteira – Número da Carteira (vide Banco) INFORMAÇÃO OBRIGATÓRIA 7. Contrato – Número do Contrato como banco 8. Variação da Carteira – Número da Variação da Carteira EM ALGUNS CASOS É OBRIGATÓRIO 9. Identificação – Nome que aparece no boleto 10. Cedente – Nome da Geradora (Nome de sua empresa) 11. CPF/CNPJ – Para mostrar junto ao boleto 12. Endereço, Cidade e UF – Mostrar junto ao boleto 13. Status – Habilitado ou Desabilitado (Desabilitado impossibilita gerar boleto nesse layout) Depois de configurar o boleto e confirmar os dados é possível gerar um boleto teste no valor de R$ 10,00, apenas para verificar se saiu tudo direitinho.
Contas Bancárias Gestão das contas bancárias da empresa, inicialmente deveria ser apenas para cadastrar as contas de movimento da empresa como Caixa (para utilização interna com dinheiro imediato apenas para controle) e a do banco geradora de boletos, mas essa funcionalidade foi modificada para inclusão de contas bancárias dos Colaboradores, Fornecedores e Clientes. Os campos para cadastros são: Relatórios 1. Todos os Registros Formatos possíveis dos relatórios: PDF, Excel, XML e HTML Estoque Controle de Estoque, alerta de estoque mínimo, e atualização de estoque apenas por NF-e de entrada, outra forma possível de atualização do estoque é diretamente no cadastro do produto e atualizando o valor, dessa forma não existe registro de NF-e de Entrada. Emails Configuração e gestão de contas de Emails com @seudominio. Afinal de contas é muito mais cômodo e mais elegante que todos os funcionários possam colocar em seu cartão ou enviar para algum cliente seunome@dominoempresa.com.br do que seunome@hotmail.com Essa funcionalidade evita que o cliente acesse dados do CPANEL ou qualquer outro gestor hospedeiro do seu sistema desconfigurando alguma informação, que possa tirar o seu sistema do ar. Na funcionalidade de email é possível cadastrar, alterar senha, alterar quota (espaço em disco do email) e excluir a conta de email. Na própria lista de email mostra quanto de espaço tem cada email e quanto já foi utilizado. As contas de emails são ilimitadas, limitado apenas o espaço contratado na hospedagem. No cadastro do email é requisitado um código CAPTCHA, significa que um computador não consegue executar sozinho precisa de ajuda humana para desvendar a figura mostrada, para evitar hacker sobre o sistema de geração de emails, como por exemplo criar várias contas de emails sem permissão do sistema.
Fornecedores Fornecedores são aqueles que abastecem a distribuidora com sua mercadoria. Relatórios 1. Todos os Registros Formatos possíveis dos relatórios: PDF, Excel, XML e HTML.
Grupos de Organização Apenas para financeiro, organizar os grupos para organização de onde entra e sai o dinheiro da empresa. Relatórios 1. Todos os Registros Formatos possíveis dos relatórios: PDF, Excel, XML e HTML.
Origem de organização financeira A origem de organização financeira é vinculada ao Grupo de Organização Financeira, nesse caso o grupo funciona como se fosse uma pasta onde é depositado as origens, apenas para nível de organização. O sistema inicia com 27 Origens de organização financeira. No Cadastro de Origem os seguintes campos devem ser preenchidos: Outros exemplos de origem:
Relatórios 1. Todos os Registros Formatos possíveis dos relatórios: PDF, Excel, XML e HTML. Produtos O cadastro dos produtos é formado dos seguintes campos: 1. Código de Barras (O numero que vem junto ao código de barras) 2. Nome 3. Fornecedor 4. Valor de Compra 5. Valor de Base de Calculo. Ex.: 500 gramas. O valor base é utilizado para repassar o preço do produto, simulemos que o preço seja R$ 1,20 e a base de calculo é 600 gramas, então a cada 600 gramas será contabilizado R$ 1,20 no produto, se por alguma razão eu escolher levar 1700 gramas de um produto eu pagarei R$ 3,40. O sistema faz o calculo automaticamente do valor. 6. Unidade – Grama, Quilo, Litro, Mililitro, Unidade, Pack, Display, etc. 7. Valor de Venda para 0 dias (A vista) 8. Valor de Venda para 7 dias 9. Valor de Venda para 14 dias 10. Valor de Venda para 21 dias 11. Valor de Venda para 28 dias 12. Estoque – Quantidade do produto em estoque 13. Estoque Flutuante – É Aquela quantidade de produto que foi requisitada, foi dado como vendido em campo, mas esse produto continua na distribuidora. Eis o motivo de estoque flutuante, ele está “prometido” a algum cliente, mas não impossibilita da distribuidora comercializá-lo caso necessite, o valor só é descontado efetivamente quando é realizada a venda propriamente dita. 14. Estoque Mínimo – Utilizado para controle de estoque do produto 15. Peso do produto – O valor deve ser informado em Quilograma, em caso de 400 gramas adota-se 0.4 16. Data de Validade - Obsoleto campo deixará de existir por motivos de lotação, não se pode definir validade fixa para um produto precisa gerar lotes, onde Lote 001 tem validade até 13 dias e o Lote 002 tem validade para até 25 dias, etc. Ficará para uma funcionalidade futura. 17. Desconto Máximo – É o valor de desconto máximo dado a um produto no momento da venda, o valor do desconto é dado em % porcentagem. 18. Comissão – Valor de comissão para o vendedor do produto cadastrado, esse valor é dado em % porcentagem. 19. ICMS – O Valor do ICMS cobrado pelo produto em porcentagem. 20. Status – HABILITADO e DESABILITADO
Relatórios 1. Todos os Registros Formatos possíveis dos relatórios: PDF, Excel, XML e HTML.
Veículos Cadastro dos veículos que transportam na distribuidora, campos para cadastro são: Futuramente existirão os campos: Relatórios 1. Todos os Registros Formatos possíveis dos relatórios: PDF, Excel, XML e HTML.
Lançamento Financeiro de Crédito (Contas a Receber) Geralmente os lançamentos de crédito da distribuidora é feito a partir das vendas, mas é possível gerenciar informações de lançamentos de crédito de vendas, como também lançar novos dados. Os dados requisitados no formulário são: 1. Data – Por padrão é colocado a data atual 2. Origem do Crédito 3. Conta Bancária em que estará sendo creditado o valor (mostra apenas contas do sistema) 4. Forma de Recebimento – De que forma esse dinheiro entrou na empresa: Espécie, Cheque, Deposito, Boleto 5. O valor em R$ 6. E em quantas parcelas esse valor estará entrando na empresa a. Data da Parcela
b. Valor da Parcela
8. Situação
Observações: 2. A divisão do valor nas parcelas são feitas uniformemente, mas esse valor pode ser atualizado manualmente. 3. A data da parcela é contada a partir da Data principal informada + 1 Mês. 4. Sempre é gerado 1 parcela quando o pedido é a vista, o campo parcela é obrigatório, qualquer coisa diferente de 1 parcela é considerado parcelado.
Lançamento Financeiro de Débito (Contas a Pagar) O lançamento financeiro de Débito é muito semelhante ao de Crédito, a única diferença é que o dinheiro está saindo e não entrando.
NF-e de Saída (VENDAS) Nota Fiscal de Saída ou simplesmente Vendas. Em vendas você precisa preencher uma série de campos: 1. Escolher se a Venda Gera automaticamente o Crédito (SIM ou NÃO) ou se a Venda é uma Bonificação (Bonificação Não gera Crédito, mas não alerta para pendência do cliente) 2. Data e Hora – O valor é automático 3. CFOP – Código Fiscal de Operação 4. Cliente – O cliente para qual está sendo realizada a venda, escolhendo o cliente é mostrado dois campos extras: a. Prazo de Pagamento – 0 dias, 7 dias, 14 dias, 21 dias e 28 dias 5. Vendedor – Após escolher o cliente será listado os vendedores que trabalham com o próprio. 6. Veículo – O veículo que transportará a mercadoria 7. Número do Talão – Geralmente o Vendedor sai com um talão para realizar o pedido, então para controle interno é incluso o número do talão que foi feito o pedido. 8. Outras Despesas – Campo recentemente adicionado por que vendas para Pessoa Física é cobrado uma taxa extra de 1.5%, variável de estado a estado, então o campo é em branco para preenchimento do funcionário. 9. Lista dos Produtos a. Só poderá ser incluso produtos que estiverem disponíveis no estoque. 10. Valor Total da Venda – Esse campo pode ser atualizado pelo funcionário responsável pelo cadastros das vendas, sobre sua total e plena responsabilidade. 11. ICMS – Quanto de ICMS é cobrado no pedido, esse valor pode ser atualizado pelo funcionário responsável pelo cadastros das vendas, sobre sua total e plena responsabilidade. 12. Observação Após cadastrar a venda será possível verificar as seguintes funcionalidade:
As vendas são marcadas por Tarjas coloridas, onde cada tarja significa um estado da venda:
Relatórios Para gerar os relatórios é necessário escolher o intervalo de tempo que de cada relatório, o padrão inicio é o primeiro dia do mês e o fim o último dia do mês, podendo ser atualizado ambas informações. 1. Todos os Registros Todos os relatórios são totalizados. Lembre-se que esses relatórios são referente ao espaço de tempo escolhido no início. Formatos possíveis dos relatórios: PDF, Excel, XML e HTML.
NF-e Entrada É igual a uma venda, a diferença é que em vez de descontar do estoque irá atualizar o estoque. A importância da NF-e de Entrada que é a Fazenda também cobra o tudo aquilo que você comprou e tudo aquilo que revendeu (NF-e Saída), então da mesma forma que é feito na venda, você poderá gerar um arquivo de retorno para enviar no programa da SEFAZ para reconhecer que o produto chegou na distribuidora. Os campos extras que não existem na venda que é necessário informar são: 2. Data de Recebimento 3. CFOP – Código Fiscal de Operação (para entrada é outro valor) 4. NF-e – O número da NF-e 5. DANFE – O número do DANFE 6. Fornecedor 7. Placa, Cidade e Estado do Veículo – SE NECESSÁRIO, geralmente distribuidora vai buscar, então não precisa informar o veículo que trouxe os pedidos (esse veículo fica descriminado na NF-e) 8. Lista de Itens 9. Forma de Pagamento – Como a distribuidora pagou ao fornecedor 10. Parcelas – Em quantas parcelas isso aconteceu. Esses dados serão gerados automaticamente para débito em caso de marcação de geração automática habilitada. 11. Observação Gerando as NF-e de Entrada é possível acessar algumas funcionalidades extras, tais como:
Vendas Online O sistema de vendas online é acessível a todos os colaboradores, mas foi criado especialmente para aqueles que são vendedores. Todos os pedidos realizados na vendas online é enviado para o e-mail vendas@minhadistribuidora.com.br onde será analisado e validado ou não, junto ao pessoal responsável pelos cadastros e faturamento das vendas, eis o motivo pelo qual a venda não aparece no instante que foi cadastrada para o vendedor, isso pode demorar algumas horas dependendo de como é a demanda na distribuidora.
|
